Электронный фонд пользования
Работа по переводу архивных документов в цифровой формат явлется одним из приоритетных направлений деятельности архивов.
С 2009 года Архивной службой Югры реализуется проект "Электронный архив Югры", в рамках которого в 2011-2012 годах проводилась оцифровка особо ценных и наиболее востребованных документов, путем привлечения сторонних организаций для выполнения данных работ. с 2014 года Государственный архив Югры приступил к оцифровке архивных документов своими силами с использованием планетарного сканера Элар ПланСкан.
В целях регламентации проведения плановых работ по оцифровке архивных документов и организации государственного учета, полученных в результате оцифроки, электронных мастер-копий, с учетом Методических рекомендаций по электронному копированию архивных документов и управлению полученными информационными массивами (ВНИИДАД, 2012), Государственным архивом Югры был разработан и утвержден Порядок создания электронного фонда пользования архивных документов в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (Далее Порядок).
Данный Порядок определяет:
- действия работников, задействованных в оцифровке дел;
- очередность проведения работ по оцифровке архивных документов;
- порядок взаимодействия отделов;
- основные требования к подготовке рабочих мест для оцифровки;
- основные требования к полученным в результате оцифровки электронным мастер-копиям документов.
Сегодня в Государственном архиве Югры электронный фонд пользования архивных документов состоит из четырех массивов электронных копий:
Первый массив мастер-копий записан на сервере архива и не предназначен для использования (ЭФП-1);
Второй массив копий, записан на внешние электронные носители, хранятся в отделе обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, подлежит описанию и постановке на государственный учет - это контрольные копии (ЭФП-2);
Третий массив рабочих копий, записан в АИС "Электронный архив Югры" с целью постоянного использования широким кругом пользователей посредством сети Интернет (ЭФП-3);
Четвертый массив рабочих копий последующих поколений, записанных на дисках, с целью постоянного использования (ЭФП-4).